Tiden strekker ikke til på jobb? Slik prioriterer du smartere

Du jobber hardt – men hvor mye av tiden din går faktisk til det som gir resultater?

Enten du jobber med produkt, markedsføring eller salg, så må du sjonglere kampanjer, budsjetter, resultater og et utall møter. Dagene går med til å slukke branner, og den strategiske retningen blir stadig utsatt.

Her er fire grep som kan frigjøre tid, øke produktiviteten og hjelpe deg med å jobbe smartere – ikke hardere. Kanskje kan du endelig få gjort unna de punktene på listen som alltid flyttes lengre ned?

1. Færre møter = bedre resultater

Møter føles produktive, men er de egentlig det? For mange møter er ofte et tegn på lav produktivitet. Hvis kalenderen din er full, men de store initiativene aldri kommer i mål, er det på tide å revurdere:

Ha minst én møtefri dag i uken for å jobbe fokusert.
Si nei til møter uten klar agenda og definerte mål.
Spør alltid: Hva er min rolle, og hva skal vi oppnå?

Deltar du i møter uten reell beslutningsmyndighet eller innsikt, er sjansen stor for at tiden din kunne vært brukt bedre. Mange er redde for å bli upopulær eller stemplet som "vanskelig" fordi man ønsker å sette grenser for egen møtevirksomhet. Om dette er tilfellet i din bedrift kan løsningen være å presentere ny møtekultur til ledergruppen og implementere endringene på tvers av organisasjonen. Du er neppe alene om å synes møter drar ut.

Visste du... at ofte er det de som er mest redd for å kutte ned på antall møter som sliter med kommunikasjon? Merker du at dine kollegaer eller ansatte kaller inn til møter etter møter, som ofte kunne vært en Slack/Teams-melding eller e-post, da burde dere ta en runde internt for å forbedre kommunikasjonen. Ta kontakt om dere ønsker en workshop som tar for seg samarbeid og kommunikasjon i bedrifter og team.

2. Prioritering og tydelighet

Mange ansatte, og spesielt ledere, føler de må være tilgjengelige hele tiden. Slack-meldinger, e-poster og telefoner gir raske avklaringer, men koster deg konsentrasjon og produktivitet. Roller som krever dyp konsentrasjon i lengre perioder, som utviklere, skribenter og designere, er ofte flinkere på å sette grenser for når de er tilgjengelige, men hva kan du gjøre?

Sett av faste tidspunkter for å sjekke e-post og meldinger, i stedet for å la det styre arbeidsdagen din.
Bruk 80/20-prinsippet: Hvilke oppgaver gir størst verdi? Prioriter disse først.
Deleger mer: Spør deg selv "Må jeg gjøre dette selv?" før du tar på deg nye oppgaver.

Å være reaktiv hele dagen betyr at du jobber med andres prioriteringer – ikke dine egne.

Et godt (e-post)triks: Når du går gjennom innboksen din, ikke vent med e-postene som krever at du gjør en jobb, innhenter informasjon eller lignende. Lag deg en rutine som består av å:

Lese e-posten.
Svare med en kort oppsummering av hvordan du tolker det som skal gjøres, inkluder en dato/tidspunkt for når du kan ha dette klart, og be avsender ettersende eventuell ny informasjon om det skulle dukke opp i mellomtiden.
Legge oppgaven inn i din prosjektplan eller oppgaveliste med dato for når det skal sendes over.

Med denne rutinen får kollegaer og kunder raskt svar fra deg slik at de vet at du har mottatt oppgaven, samtidig som du gir deg selv muligheten til å planlegge arbeidet uten å måtte prioritere bort noe annet.

3. Gjør færre ting – og gjør dem skikkelig

Multitasking føles ofte effektivt, men forskning viser at det senker produktiviteten med opptil 40 %. Mange hopper allikevel fra oppgave til oppgave uten en tydelig plan, både fordi kollegaer kommer med spørsmål og oppgaver, men også fordi bedriften ikke har en tydelig prosjektplan.

Hva kan du gjøre for å få en mer produktiv hverdag på jobb?

Definer ukens tre viktigste mål, og sørg for at du jobber med dem først. Om du er usikker på prioriteringen, så sjekk disse av med prosjektleder eller leder før du starter uken din.
Unngå nye prosjekter før andre er fullført. Selv om det er gøy å starte på noe nytt så er du tjent med å si ifra om at du må fullføre oppgaver før du kan starte på nye.
Sett av dedikert tid i kalenderen til arbeid uten avbrytelser og informer kollegaer om at du vil være mindre tilgjengelig i de timene.

Hemmeligheten bak høy produktivitet er fokus. Jo færre ting du prøver å gjøre samtidig, desto raskere kommer du i mål. Ta kontakt om din bedrift trenger hjelp med å sette gode arbeidsprosesser og prosjektplaner.

4. "Et mål uten en plan er bare et ønske"

Dette kunne vært et motto for KONCE, men mange ville hatt nytte av å ha dette sitatet på veggen der de jobber. En av de vanligste årsakene til at bedrifter ikke når sine mål, og at ansatte mistrives, er at det mangler en plan. Før du tenker "Vi har jo masse planer!", så teller det dessverre ikke om de ligger i en digital skuff og aldri ser dagens lys. Planer er ofte strategier som skal ta for seg mål og hvordan man skal nå dem.

Om du og dine kollegaer føler at dere har for mye å gjøre eller alltid ligger etter, skyldes det ofte mangel på en klar strategi. Når ansatte selv må stake ut kursen, trekker man gjerne i forskjellige retninger – og ingen ender opp der de skulle. Ledere må være tydelige på hva som er viktig for bedriften, samtidig som de gir hver enkelt ansatt en klar forståelse av sin rolle og funksjon i det større bildet.

Din bedrift bør til enhver tid ha disse strategiene på plass:

En overordnet forretningsplan eller strategi for hele bedriften. Denne skal tydelig beskrive hvorfor bedriften finnes, hva den skal levere og til hvem, hvilke mål dere har for årene fremover, og i grove trekk hva som kreves for å nå disse målene.
En merkevare- og kommunikasjonstrategi (markedsplan), som er et levende dokument både ledelsen, marked, salg og kundeservice bruker jevnlig. Strategien skal definere merkevaren, hvordan og hva dere skal kommunisere, samt hvor og når. Her inkluderer man også gjerne beskrivelser av kundesegmenter, markedsanalyse, grafisk profil og kanalvalg.
En salgsstrategi med en visualisering av kundereisen og leveranseprosessen. Salgsstrategien er et veikart for alle som kommuniserer med kunder – enten digitalt, fysisk eller via telefon. Med definerte rutiner for blant annet onboarding, mersalg og winback, kan dere enkelt optimalisere salgsteamet etter hvert som bedriften utvikler seg

Andre strategier som anbefales å ha på plass er:
Produktstrategi, kultur- og ledelsestrategi, teknologi- og innovasjonsstrategi.

Tenker du nå "Hjelp! Vi har ikke tid til å få på plass alt dette!"?

Da tar du kontakt her, så får dere hjelp til både strategier og tiltak som effektiviserer deres hverdag.